Implementatie gemeente Meppel

Op 9 maart vond de kick-off plaats voor de implementatie. In overleg met de gemeente is er bewust gekozen voor een operationele kick-off. Deze op maat gemaakte bijeenkomst is geheel naar wens ingevuld en vormde daarmee een vliegende start van het project.

Strakke planning en solide technische basis

De afgelopen weken is er hard gewerkt aan de fundering van het project. De detailplanningen voor datamigratie, procesinrichting en de inrichting van het grootboek zijn opgeleverd, wederzijds afgestemd en ingepland. Dit zorgt voor een gestroomlijnd verloop van de werkzaamheden.

Ook op technisch vlak zijn belangrijke mijlpalen bereikt:

• Inrichtingsomgeving (INR): Opgeleverd en voorzien van een werkende SSO-koppeling. Ook is de Best Practice inrichting hierop geplaatst.
• Acceptatieomgeving (ACC): Eveneens opgeleverd met een volledig ingerichte SSO-koppeling.

Voortvarende procesinrichting

De eerste sessie voor de procesinrichting, onder leiding van leadconsultant Renate, vond plaats op 16 maart met een themagroep. De resultaten worden binnenkort verwacht. De volgende sessies staan al gepland op 20 en 23 maart. Deze reeks loopt door tot eind juni, waardoor er voldoende ruimte is gecreëerd om processen niet alleen op tijd, maar met de hoogste kwaliteit op te leveren. Mochten de processen binnen deze planning worden afgerond, dan zijn ze ruimschoots op tijd gereed. Door de ruime planning is er bovendien voldoende marge ingebouwd voor eventuele onvoorziene omstandigheden.

Data en projectorganisatie in stroomversnelling

De projectstructuur is opgezet en bevindt zich in de afrondende fase, wat de professionele aanpak van het project benadrukt. Op het gebied van datamigratie is de eerste datadump voor de conversie inmiddels ontvangen. Er wordt nu volop gewerkt aan de voorbereiding van de eerste proefconversie, een cruciale stap richting een soepele overgang van de oude naar de nieuwe situatie.

Daarnaast zijn de volgende zaken in gang gezet:

• De eerste bijeenkomst van de projectgroep heeft plaatsgevonden.
• De eerste stuurgroep vergadering wordt binnenkort gepland.
• Er wordt een startbijeenkomst (kick-off) georganiseerd voor het onderdeel Business Intelligence (BI).
• Eveneens wordt er een kick-off voorbereid voor alle techniek en koppelingen, om de digitale architectuur van het project te waarborgen

Omgaan met vraagstukken

Binnen het traject zijn er ook belangrijke vraagstukken die de nodige aandacht vragen. Zo speelt bij de gemeente de overweging om wel of niet te wachten op de nieuwe versie van een belangrijke applicatie (Xential), met het oog op mogelijk dubbel werk. In het kader van risicomanagement wordt er door de projectleiding momenteel intern overlegd over de verstandigste aanpak en het bijbehorende advies richting de gemeente.

Positieve energie en een vliegende start

Bovenal heerst er een positieve sfeer binnen het project. De betrokkenen vanuit de gemeente zijn ontzettend gedreven en gemotiveerd, wat bijdraagt aan een constructieve samenwerking. Zo werd het voorstel om gezamenlijk aan tafel te gaan voor een aantal belangrijke sessies rondom datamigratie direct met enthousiasme ontvangen. De planning is hier inmiddels dan ook op afgestemd. Het dagelijks contact tussen de projectleiders verloopt soepel en de lijnen zijn kort. Alles wijst erop dat we een uitstekende basis hebben gelegd voor de komende fase. We kijken uit naar de verdere samenwerking en de mooie resultaten die ongetwijfeld gaan volgen.

Dennis Millenaar

Projectleider Stipter I BlinQt