Fase 1: Begin klein, maak het concreet (Week 1-2)

Stap 1: Bepaal je ‘waarom’ en definieer een concreet, kleinschalig doel.

Vraag jezelf af: "waarom willen we dit"? Kies niet voor het vage doel “data gedreven worden”, maar pak een herkenbaar probleem dat leeft in je organisatie. Zo wordt je doel direct tastbaar en voelbaar. Bijvoorbeeld:

• “We willen inzicht in de oorzaken van onze te late Wmo-aanvragen.”
• “We willen gezinnen in de jeugdzorg eerder signaleren?”
• “We willen het percentage handmatige datavalidatie terugdringen.”

Stap 2: Stel een multidisciplinair kernteam samen.

Dit is cruciaal. Betrek niet alleen IT, maar vooral ook beleidsmakers en collega’s uit het sociaal domein die de praktijk en de pijn écht kennen. Hun ervaring is goud waard.

Stap 3: Breng je data in kaart

Welke informatie heb je nodig om dit ene probleem aan te pakken? Waar zit die data? Bijvoorbeeld: Wmo-aanvraagdata, doorlooptijden, caseload-gegevens van professionals, uitkomsten van jeugdzorgtrajecten. Breng in kaart in welke systemen deze data zit. Denk aan het Wmo-register, jeugdzorgsystemen of financiële systemen. Begin gewoon met wat er is. Perfect hoeft het niet te zijn!

Stap 4 Check de AVG

Voorkom verrassingen later. Neem je Functionaris voor gegevensbescherming al vroeg mee en bespreek hoe je data veilig en verantwoord inzet.

Fase 2: Het fundament: Van data naar eerste inzicht (Week 3-6)

Stap 4: Start met een eenvoudig, visueel dashboard.

Het doel is niet een perfect, alomvattend dashboard. Het doel is één scherm dat antwoord geeft op de vraag uit stap 1. Gebruik eenvoudige tools (zoals Power BI of Tableau) en focus op de kern. Voorbeeld: Een dashboard dat de gemiddelde doorlooptijd van Wmo-aanvragen per wijk weergeeft en laat zien in welke fase de vertraging optreedt.

Stap 5: Kies één duidelijke Key Performance Indicator (KPI) om te monitoren.

Wat is de belangrijkste maatstaf voor succes voor jouw doel? Bijvoorbeeld:

• “Het percentage Wmo-aanvragen dat binnen de normtermijn wordt afgehandeld.”
• “Het aantal jeugdzorgtrajecten dat binnen 6 maanden wordt afgesloten.”
• “Het aantal uren dat besteed wordt aan handmatige datavalidatie.”

Stap 6: Plan een wekelijkse ‘datasessie’ met het kernteam.

Plan een vast moment (30 minuten) om het dashboard te bekijken. Dit koppelt data direct terug naar de operationele praktijk. Stel drie vragen:

1. Wat valt ons op?
2. Klopt dit met onze praktijkervaring?
3. Welke actie kunnen we hier direct op ondernemen?

Fase 3: Uitrol, leren en bijsturen (Week 7-12)

Stap 8: Deel het eerste succes en het eerste leerpunt.

Communiceer transparant. Laat aan de organisatie zien: “We hebben gekeken naar X en daardoor hebben we Y kunnen aanpassen.” Wees ook eerlijk over wat niet werkte. Dit bouwt vertrouwen en draagvlak.

Stap 9: Evalueer het proces en schaal op.

Heeft de aanpak gewerkt? Wat kunnen we beter doen? Gebruik deze lessen om het volgende, kleine doel te definiëren. Deze stap-voor-stap manier van werken is de kern van data gedreven werken.

Stap 10: Onderzoek de behoefte aan externe expertise.

Erkennen dat je interne capaciteit (tijd, kennis) tekortkomt, is een kracht. Voor 42% van de gemeenten is een tekort aan data-analisten een knelpunt. Onderzoek of een partner zoals Stipter het databeheer en de dashboarden kan ‘ontzorgen’, zodat jullie team zich kan focussen op de inhoudelijke acties.

Klaar om de eerste stap te zetten?

Download de volledige white paper ‘Data-gestuurd bestuur in het sociaal domein’ voor de volledige visie en onderbouwing.

Of neem voor een vrijblijvend adviesgesprek direct contact op met Robin de Haas, onze BI-Consultant. Hij kan je door de checklist heen lopen en laten zien hoe ons platform je kan faciliteren bij elke stap.

📞 +31 (0) 6 24 33 82 21

📧 robin.dehaas@stipter.nl