Schreeuw om informatie
Al maanden bestaat er veel ophef over de grote tekorten binnen het sociaal domein met in het bijzonder de jeugdzorg. Gemeenten hebben ruim 18% meer uitgegeven dan begroot – in absolute cijfers is dit een overschrijding van de begroting met ruim 605 miljoen euro. Op gemeentelijk niveau heeft dit tot grote politieke druk en onrust geleid. Dit is niet zo gek aangezien het sociaal domein grote druk op de gemeentelijke begroting legt.
Gemeenten moeten de regiefunctie pakken om de tekorten in het sociaal domein terug te dringen. Maar kunnen ze dit wel? Beschikken gemeenten over de juiste informatie om zo te kunnen sturen?
Backoffice Monitor o.b.v. Power BI
Stipter heeft op basis van Power BI een Backoffice Monitor gebouwd die gemeenten moet voorzien van alle informatie die nodig is om te kunnen sturen. Contractmanagers, beleidsadviseurs, managers, financiële medewerkers en wethouders kunnen allemaal hun verschillende informatiebehoeften invullen met de Backoffice Monitor.
De Backoffice Monitor bestaat uit 3 dashboards:
- Verantwoording Monitor
- Stuur Monitor
- Contract Monitor
Verantwoording Monitor
De Verantwoording Monitor bevat rapporten die inzage geven over aantallen/totalen over een bepaalde periode of tot dat moment. Deze rapporten geven op specifieke onderwerpen weer hoe het ervoor staat.
Er is een aantal standaard rapporten. Deze staan hieronder weergegeven. Als er andere informatiebehoeften zijn kunnen rapporten op maat worden gemaakt.
standaard rapporten:
- Aanvragen/indicaties;
- Toewijzingen;
- Cliënten;
- Gedeclareerde waarde;
- Gedeclareerde waarde per zorgsoort.
Stuur Monitor
De Stuur Monitor kijkt vooruit en maakt prognoses door verschillende rapporten met elkaar te combineren. U ziet in één oogopslag of het door u gestelde/gewenste doel haalbaar is of dat u moet bijsturen om het doel te bereiken.
Deze informatie is cruciaal om beleid op te kunnen maken. Door realistische prognoses te maken kunnen beleidsmedewerkers, contractmanagers en afdelingsmanagers samen vervolgstappen bepalen op basis van de informatie die naar boven komt.
standaard rapporten:
- Cliënten met lopende toewijzingen;
- Gestarte toewijzingen;
- Gecontracteerde waarde;
- Gecontracteerde waarde per burger;
- Gedeclareerde waarde per burger.
Contract Monitor
Om het gesprek te kunnen voeren met aanbieders en sturing te kunnen geven op beleid en overeengekomen contracten heeft de gemeente informatie nodig. Het komt steeds vaker voor dat gemeenten niet de juiste informatie tot hun beschikking hebben waardoor het haast onmogelijk is om regie in handen te houden. Een gevolg hiervan is dat gemeenten zoeken naar veilige wegen omtrent manieren van inkoop en afspraken met zorgaanbieders. Systemen faciliteren niet de onderliggende processen om de juiste managementinformatie tot stand te brengen.
De Contract Monitor geeft de contractmanagers alle input die zij nodig hebben om het gesprek aan te gaan met de zorgaanbieders. Door de data af te zetten tegen drempelwaarden (inkoopafspraken e.d.) zijn contractmanagers tijdig op de hoogte van belangrijke ontwikkelingen.
Op elk moment van een jaar heeft de gemeente grip. Niet pas na de zomervakantie waardoor het te laat is om bij te sturen.
Standaard rapporten:
Algemene rapporten
- Aantal klanten/toewijzingen per zorgaanbieder
- Marktaandeel per zorgaanbieder
Financiële rapporten
- Budgetuitnutting
- Budgetplafonds
- Voorschotten
Performance rapporten
- Wachttijden
- Klanttevredenheid
- Snelheid van declareren
- “Administratie op orde”